Por qué y cómo construir un segundo cerebro

Tener la confianza de que nada que sea posiblemente útil se perderá te dará la libertad de tener muchas más ideas buenas.

David Allen

Como señalé en algún episodio del podcast: el valor que se le da a la capacidad de almacenar información en nuestro cerebro ha cambiado considerablemente en las últimas décadas. Esto se debe a diversos factores. Lo cierto es que el conocimiento es poder y lo ha sido durante toda la historia del hombre, la búsqueda de ese poder ha sido uno de los factores en nuestro desarrollo cultural. Sin embargo, el conocimiento se ha vuelto difícilmente manejable por la mente humana debido a su gran volumen, en el área que sea; además, no tiene sentido hacerlo ya que el conocimiento no es más un bien escaso al alcance de unos pocos, sino que está en el bolsillo de todos nosotros. Entonces el verdadero valor yace en saber qué hacer con el conocimiento, en saber relacionarlo, analizarlo y -a partir de ello- generar nuevo.

El concepto es bastante simple: toda la información que a diario te llega y en algún momento puede ser útil, todas la tareas o acciones pendientes, la información de contacto de un posible nuevo cliente, una cita del nuevo libro que estás leyendo, y un largo etcétera de material de referencia; lo guardes y organices fuera de tu cabeza, porque tu cerebro es para tener ideas, no para conservarlas. Esto trae varias ventajas:

  1. Te aseguras de jamás olvidar algo importante, ya sea un compromiso, una cita o una tarea.
  2. Liberas tu mente y con ello consigues atender el presente.
  3. Tu información se encuentra organizada en un sistema en el cual confías, lo que te da la tranquilidad de saber que estará para ti cuando la necesites.

Una vez que comienzas a depositar y organizar la información en este sistema, sientes un fuerte alivio, pues te estás quitando un gran peso de encima, de encima de tu cabeza.

Como crear mi segundo cerebro digital

Crear nuestro segundo cerebro de manera digital trae una enorme cantidad de ventajas como la sencilla edición de cualquier elemento, la sincronización entre los dispositivos, la sencilla creación de respaldos y copias de seguridad, lo fácil que puede ser compartir la información y colaborar con otros, y varias sentencias más; sin embargo, trae una principal desventaja: podemos (y solemos) perder energía y tiempo intentando encontrar la aplicación correcta para cada cosa y modificando nuestro sistema de tanto en tanto. Los siguientes párrafos serán una guía para comenzar a armar el segundo cerebro y también una referencia de aquello que necesitas.

Photo by Kajetan Sumila on Unsplash
  1. Un Inbox digital: Lo primero es tener un sitio para meter todo allí, el lugar en el que capturarás y depositarás cualquier entrada que te llegue y cualquier idea que pase por tu cabeza. Mi recomendación es que para esto utilices la app de notas más básica que tengas a mano, lo importante es que te permite escribir rápidamente. Si estás familiarizado con la aplicación Drafts te recomiendo la utilices para dicho propósito (es donde estoy escribiendo esta entrada ahora mismo). Sea cual sea la app que elijas para esto lo importante es que captures todo y que al menos una vez al día revises lo capturado y lo derives a alguna de los depósitos (apps) que se mencionan a continuación.
  2. Calendario: En tu calendario o agenda es donde registras todo aquello que requiere que hagas algo en un momento y lugar determinado. Un buen ejemplo son las reuniones, comidas familiares y cualquier evento. También vas a registrar en el calendario aquello que sucede en un momento determinado como los aniversarios y cumpleaños, el pago de cuentas y suscripciones, y las fechas límites de cualquier compromiso. Básicamente es tu calendario quien te indica dónde debes estar ahora mismo; y es por esto que debe limitarse a registrar los eventos y compromisos reales, y no llenarlo de aquello que pretendes hacer. En este punto quizás quieras que te ayude a escoger una app de calendario, y la verdad es que es muy simple: utiliza la que viene de fábrica con tu sistema operativo, con esa te basta pues el calendario no requiere de grandes prestaciones.
  3. Una app de tareas: Como he mencionado en el podcast la app de tareas y proyectos suele ser el centro de tu sistema de productividad, pues allí verás todas tus acciones o tareas, verás las que vencen pronto y aquellas que no tienen un plazo asociado, verás aquellas relacionadas a un proyecto en concreto y las que no; las puedes ordenar por prioridad o por fecha o como te resulte más cómodo. Posiblemente esta sea la app que más consultes en tu día a día y por ello es comprensible que te cueste escoger la correcta para ti, que se adapte a tus necesidades y gustos personales. La oferta de apps de tareas es extensa: desde muy sofisticadas como OmniFocus hasta muy simples como To Do. Lo importante es que sepas que una aplicación no te va a cambiar la vida, pero te puede ayudar, sobre todo te puede ayudar como motivación; también me parece fundamental que adaptes el software a tus necesidades y no seas tú el que adapte su sistema a la app.
  4. La app de Notas: Básicamente aquí es donde pondrás todo lo demás: material de referencia de todo tipo, apuntes de tu trabajo, libros que quieres leer, guías y manuales de tus herramientas, material de investigación y un casi inagotable etcétera. Lo ideal es depositar gran parte de tu conocimiento aquí, además de toda la información de referencia que puede llegar a ser útil en algún momento. Por esto la elección de la app de notas puede ser aun más compleja que la anterior. Mis consejos son los siguientes: 1) Asegúrate que la empresa detrás del software tenga una buena política de privacidad y seguridad: de vital importancia es que puedas tener control de tu información y extraerla fácilmente. 2) Qué la sincronización sea rápida y eficiente: necesitas que toda tu información esté disponible en todo momento así que una sincronización rápida entre dispositivos me parece fundamental. 3) Qué tenga un buen buscador: Los que siguen la metodología Getting Things Done saben que todo el mundo de las notas es de gran importancia pues aquí se resguarda toda nuestra información. David Allen plantea manejar material de referencia con toda la información que posiblemente consultemos a menudo y mantener esto cerca de nuestro escritorio, y -por otra parte- un sistema de Archivo que es todo aquello que no vamos a consultar a menudo pero más vale tener bien almacenado, por ejemplo: facturas, material médico, contratos y otro largo etcétera. Para que esto sea práctico es crucial respetar un orden y mantener cierto control sobre como almacenamos los ficheros; sin embargo, en el mundo digital todo esto es completamente innecesario, ni siquiera necesitas distinguir entre un contenedor de Archivo y otro de Referencias; basta con tener un buen buscador. Asegúrate que la app de notas que escojas posea un buen buscador, que sea accesible rápido y desde cualquier dispositivo, y también -idealmente- que sea capaz de buscar dentro del contenido e incluso en los adjuntos. 4) Qué sea linda: Me refiero a que la interfaz de usuario te parezca atractiva, que te parezca cómoda y con ello te invite a registrar toda tu información. Tengamos en cuenta que el hábito de ordenar y almacenar toda nuestra información de esta manera puede ser difícil al comienzo, por eso me parece vital que la app sea atractiva visualmente y nos resulte agradable y entretenido pasar horas ordenando nuestras ideas en ella. 5) Enlaces bi-direccionales: Se trata de que una nota sea capaz de enlazarse con otra nota dentro de tu app y luego la nota referida pueda también conectarnos con la nota padre. Esto es especialmente útil para el material de apoyo a proyectos y para todos quienes hacen investigación.

Con esto ya estás creando tu segundo cerebro de manera digital. Muy pronto notarás los agradables efectos de no delegar en tu frágil memoria la responsabilidad de recordarte de tus quehaceres y de cualquier otro tipo de información relevante.

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