Qué es P.A.R.A y cómo implemetarlo

Cuando hablamos de tener un segundo cerebro digital hablamos de poner toda la información relevante en un sistema digital, es decir un sistema que funciona en nuestro ordenador. ¿Pero qué sistema?, ¿qué tipo de orden u organización?. Si ya hemos dado el paso más importante: decidir externalizar la información, ideas, proyectos y tareas; ahora toca decidir cómo organizar todo esto. Alternativas hay varias y P.A.R.A es una de ellas, la cual te voy a mostrar en los siguientes párrafos.

P.A.R.A es un sistema bastante sencillo que viene a terminar con el caos de nuestro ordenador y dispositivos. El método fue creado por el asesor de productividad Tiago Forte, y consiste en la creación de 4 sencillas carpetas.

Tiago propone que con esta sencilla estructura conseguiremos que nuestro segundo cerebro sea tan eficiente y ágil como esperamos que lo sea. Y una de las ventajas es que no importa que sistema operativo y aplicaciones utilicemos, mientras exista la posibilidad de generar carpetas. Un principio fundamental es que esta estructura de carpetas la repliquemos a lo largo de nuestro sistema (app de tareas, app de notas, ficheros en la nube); de este modo nos aseguramos de evitar confundirnos a la hora de movernos entre nuestras aplicaciones y archivos.

En este punto puede que te estés preguntando ¿cuál es el sistema de carpetas que se sugiere?. Y la verdad es que es bastante sencillo, tan sólo necesitas 4 carpetas:

  • Proyectos: En esta carpeta se ubica tu lista de proyectos activos. Entendiendo un proyecto como un objetivo que se busca alcanzar en un plazo determinado, y se divide en pequeñas acciones.
  • Áreas: La definición de Área de Responsabilidades similar a la que se le da en GTD, es decir, corresponde a una categoría de la vida de una persona. Se caracteriza por ser infinita, o sea, no contiene un plazo final, sino que siempre estar allí como el Área Personal o Familia o Trabajo. Naturalmente, cada proyecto se asocia a un Área en específico.
  • Recursos: Aquí es donde colectas notas, información y todo tipo de material multimedia que quieras. Básicamente, es un lugar para guardar y generar contenido sobre temáticas o categorías que no son precisamente tus Áreas de Responsabilidad, también puedes poner aquí material extraído de diversas fuentes como artículos o videos de YouTube.
  • Archivo: Y la última carpeta es el Archivo, es decir, simplemente un lugar donde archivar cosas. La fórmula es bastante sencilla, cuando tengas algún documento o información que no vayas a consultar muy a menudo (o incluso quizás jamás), pero de todas formas valga la pena conservar; ponlo aquí. Un buen ejemplo de cosas a archivar son: facturas, certificados, contratos, proyectos finalizados.

Llegando a este punto te preguntarás como implementar este sistema de la mejor manera posible. Mi primer consejo es que lo hagas de manera universal (así mismo lo recomienda Tiago), es decir, lo configures en tu app de tareas, en tu app de notas, en tu gestor de archivos, y donde sea necesario. Esto es una excelente práctica, puesto que al tener el mismo sistema en todas partes evitas cualquier confusión. También te aconsejo que consideres a tu app de notas (y esto es independiente de si utilizas P.A.R.A o no) el centro de operaciones de gran parte de tu Segundo Cerebro Digital. Esto es porque en ellas puedes sencillamente tomar notas sobre una reunión, pero también llevar la investigación de un importante proyecto, y cargar en ellas los documentos que el proyecto genere.

Entonces, crea las mencionadas carpetas (Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo). Piensa con cuidado en tu lista de proyectos, una vez que la tengas, tus áreas irán apareciendo casi por arte de magia. Un ejemplo bastante sencillo es que este artículo es un proyecto en mi sistema, y pertenece al Área de Productividad Digital – Blog.

Configura tus proyectos en tu app de tareas, y luego crea una nota para cada uno de ellos en tu app de notas, en ella depositarás toda la información que necesites para llevar a cabo el proyecto. Finalmente, crea una carpeta para cada proyecto en tu gestor de archivos (por ejemplo: Dropbox)

SI tu app de tareas te permite crear áreas o carpetas, haz una para cada Área de Responsabilidad de tu vida. Luego replica cada una de éstas en tu app de notas. En ellas irás situando notas con información relacionada a dichas áreas. Al igual que con los proyectos, crea una carpeta para cada Área en tu gestor de archivos.

Los Recursos son la información, notas, ideas que surgen y quieres guardar, pero que no se encuentran necesariamente relacionadas con un área de responsabilidad de tu vida. Tiago lo describe como: el lugar donde surge la investigación. El apartado de recurso habita muy bien en tu app de notas, aunque no está de más generar una carpeta en tu gestor de archivos para estos.

Finalmente, ha llegado el turno de la carpeta Archivo. En ella ubicarás todo aquello que no necesitas revisar, pero más vale la pena conservar. El mejor ejemplo son las facturas, contratos, etc. También me gusta poner aquí las notas de los proyectos finalizados.

También te voy a recomendar que el orden de los proyectos en tu app de tareas y en tu app de notas sea exactamente el mismo, con ello reducirás el roce al moverte de una app a otra.

Llegando a este punto sólo te resta disfrutar de este sistema sencillo que te proporcionará orden y agilidad al reducir las capas de tu directorio, y al poner una estructura y clara a la vez.

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